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共青团的会务工作
作者:共青团山西师范大学现代文理学院委员会    时间:2019/04/25

4.编写团的会议简报的要求是什么?

团的大型会议期间,都要编写印发会议简报。编写会议简报的要求是:

(1)会议简报应简明扼要。

(2)内容应鲜明突出,言之有物,言之有理,要把有创见、有新意的意见或建议写入简报。

(3)会议简报由大会简报组撰写,也可以指定各讨论组联络员或其他人员撰写。

5.如何排列团的会议座次?

排列会议座次分两部分,一是主席台就座的领导同志的座次;另一个是在会场就座的与会人员的座次。主席台座次以实际位置的左向为上,当就座人数为偶数时,则确定主要领导就座于主席台中央实际位置的左侧,其余人员依次排开;当就座人数为奇数时,则确定主要领导就座于中央位置,其余人员按“左上右下”依次排开。大型的团的各级代表大会的代表就座,可考虑按笔画排列先后,先按代表团(或地区)名称的笔画排定大的座次区域,再按代表小组(或地区)排定小的座次区域,然后按人名的笔画逐人排列(也可以不分区仅按姓氏笔画排列)。团的各级委员会的全体会议,正式委员在前,便于会议表决;候补委员随后,列席人员的座位可在正式委员和候补委员座位的后边,如果列席人员较多,也可安排在两边。总之,以保证会场形状谐调为宜,既不要横宽,也不要竖窄。

6.如何做会议记录?

会议记录是真实记载会议情况,客观反映会议内容和过程,并为日后分析、研究、整理内容提供主要依据的重要文书档案。会议记录还是形成会议快报、简报、记录的原始根据和重要素材。会议记录一般应采用统一制发的专用会议记录本(或记录纸),格式包括:会议名称、时间、地点、出席人、列席人、缺席人(原因)、会议主持人、记录人等。

会议记录方法通常有两类:

(1) 摘要记录。是指摘其要点而记之,不是有言必录。这种记录采用汉字直记。

(2) 详细记录。是指有言必录,包括发言中的插话等都要详细记录在案。这种记录可采用符号速记,也可运用现代录音技术,会后根据录音整理记录。会议记录必须真实、准确、完整,不得随意增删,特别是速记,更要忠实原话、保持风格、段落清楚、文字准确。

7.如何整理会议材料?

整理会议材料, 要做到及时、完整和系统。会议讨论并在会后修改下发的正式文件,在整理时,应收上两套:一套为会议卷(原稿和印件);另一套为专题文书卷(印件)。为了完整的搜集会议文件,做好会议材料整理工作,负责此项工作的工作人员应与有关方面加强联系,如密切与负责起草文件的秘书保持联系和协作,请他们将用完的底稿、修改稿及时清退。经常与发文部门取得联系,请其将会议讨论后下达的文件的底稿,定期整理清退,按会议讨论的时间进行整理。如果有的文件通过后在报纸上公开发表,应剪存报纸一二份。 如果有单行本,每种应保存两份。

8.如何归档会议文件?

一次会议文件收集齐全后,便可进行立卷工作。对于日常工作会议,一次会议立一个案卷。对于大会,由于文件较多,按照“一会一案”的原则,开一次大会立一套案卷,在卷内一般又按问题(大会文件)或时间(大会发言)立分卷。

立卷方法如下

(1)分类归卷。如大会主要文件、一般文件、大会发言、书面发言、有关会议的来往文书等,按时间和问题进行立卷。大会主要文件应单独立卷。一般文件夹及参考文件,分别按问题立卷;大会发言按发言目期立卷;书面发言按地区或单位立卷;通知、来往文书均按时间立卷。

(2)卷内文件的排列。按重要程度和时间进行排列。

(3)卷内文件的编目。编目录时,首先在文件上加盖编目章(包括卷号、顺序号)。再按顺序填写卷内目录。

(4)填写卷内文件的备考表。即对每次会议卷内的文件夹情况作必要的说明。

(5)根据卷内文件内容拟制案卷标题。案卷标题一般应反映出会议名称、作者和主要内容。

(6)按需要程度和时间进行会议文件的案卷排列。如开幕辞、首长讲话、报告、大会文件、大会发言、书面发言、参考材料、大会的往来文书、通知。有关选举方面的文件单独排列在后边。

9. 如何召开团的座谈会?

共青团召开座谈会,是开展工作、了解情况的一个好方法。座谈会形式不及其他会议严格,气氛要融洽,环境要宽松,这有利于互相交流和上下沟通,为成功开展调查研究工作打好群众基础。团的各级领导机关在对一些重要问题作出决定时,经常需要召开各种范围的座谈会,征求各方面的意见,以集思广益,促进工作。

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